Một shop quần áo nhập mỗi mẫu đều mỗi cỡ một số lượng như nhau thường sẽ hết cỡ giữa trước và tồn cỡ hai đầu. Cỡ M hết sau vài ngày, khách hỏi mãi không có, trong khi cỡ XS và XL nằm trên kệ tới cuối mùa rồi phải xả. Cách sửa không phải đoán theo cảm giác, mà là tính tỷ lệ cỡ từ chính số liệu bán của shop, rồi điều chỉnh theo từng nhóm hàng.
Bài này hướng dẫn chủ shop một đến ba người tính tỷ lệ size bằng bảng tính, dùng AI để gom và làm sạch dữ liệu, đọc kết quả và chia số lượng cho đơn nhập tiếp theo. Cách mua sỉ theo dây size ở chợ đầu mối và việc tồn kho đa kênh đã có bài ở các trang khác trong hệ; ở đây chỉ bàn phép tính tỷ lệ. Mọi con số là ví dụ giả định.
Vì sao không thể nhập đều mỗi cỡ
Cơ thể khách hàng không phân bố đều theo cỡ. Trong tệp khách của phần lớn shop, các cỡ ở giữa chiếm phần đông, hai đầu ít hơn. Nhưng "giữa" là cỡ nào thì mỗi shop một khác. Shop bán đồ công sở cho phụ nữ ngoài ba mươi tuổi có thể bán nhiều cỡ M và L. Shop bán đồ cho sinh viên có thể bán nhiều cỡ S và M. Shop chuyên đồ ngoại cỡ có phân bố hoàn toàn khác.
Thêm vào đó, mỗi nhóm hàng có quy luật riêng. Đồ form rộng như áo thun oversize thường bán đều hơn giữa các cỡ vì khách ít lo chật. Đồ ôm như quần jean bó, váy body thì khách chọn cỡ kỹ, phân bố tập trung và lệch hơn. Áo khoác mùa đông, khách hay chọn lên một cỡ để mặc thêm lớp trong.
Vì vậy tỷ lệ size phải tính theo dữ liệu của chính shop, tách theo nhóm hàng. Dùng tỷ lệ của nhà cung cấp hay của "ngành" là dùng phân bố của người khác cho khách của mình. Tỷ lệ dây size ở chợ sỉ thường được đặt cho tiện đóng gói, không phải cho tệp khách của bạn.
Cái giá của nhập sai không chỉ là hàng tồn. Hết cỡ bán chạy nghĩa là mất đơn ngay lúc khách muốn mua, và khách đó có thể không quay lại. Tồn cỡ lẻ thì phải giảm giá cuối mùa, kéo lợi nhuận cả mẫu đi xuống. Tính tỷ lệ đúng hơn một chút đã giúp giảm cả hai.
Ba nguồn dữ liệu cần gom
Số đơn bán theo cỡ là dữ liệu chính, nhưng nếu chỉ nhìn đơn bán, bạn sẽ đánh giá thấp cỡ bị hết hàng sớm. Cần thêm hai nguồn để bù.
| Nguồn | Lấy ở đâu | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Đơn bán theo cỡ | Tệp xuất đơn hàng từ sàn, phần mềm bán hàng hoặc sổ ghi tay | Cho biết khách đã mua cỡ nào |
| Đơn đổi cỡ | Bảng ghi đổi trả của shop | Khách mua M rồi đổi L nghĩa là nhu cầu thật là L |
| Tin hỏi khi hết cỡ | Tin nhắn khách hỏi cỡ đã hết, ghi lại thủ công | Đơn bị mất vì hết hàng không hiện trong số bán |
| Số ngày còn hàng của từng cỡ | Ghi ngày mỗi cỡ hết hàng | Cỡ hết sau ba ngày và cỡ còn suốt tháng không thể so số bán trực tiếp |
| Nhóm hàng | Tự gắn khi lập bảng | Tách đồ ôm, đồ rộng, áo khoác, quần để tính riêng |
Dữ liệu chỉ cần mã mẫu, nhóm hàng, cỡ, số lượng và ngày. Không cần và không nên có tên hay thông tin liên hệ của khách khi đưa vào AI. Tệp xuất từ sàn thường có nhiều cột thông tin người nhận, hãy xoá các cột đó trước.
Tính tỷ lệ size từng bước
Với một nhóm hàng, ví dụ quần tây nữ, phép tính có thể làm như sau trên bảng tính:
- Lấy dữ liệu một đến hai mùa gần nhất của các mẫu cùng nhóm hàng. Một mẫu đơn lẻ có quá ít đơn để tính tỷ lệ đáng tin.
- Cộng số đơn bán của từng cỡ. Ví dụ giả định: S bán 60, M bán 110, L bán 80, XL bán 20.
- Điều chỉnh cho đổi cỡ: mỗi đơn mua M rồi đổi L, trừ một ở M, cộng một ở L. Giả sử sau điều chỉnh: S 58, M 104, L 88, XL 20.
- Điều chỉnh cho hết hàng: nếu cỡ M hết hàng trong một phần ba thời gian mở bán, nhu cầu thật của M cao hơn số bán. Có thể cộng thêm số tin hỏi M khi hết hàng, hoặc ước theo tốc độ bán lúc còn hàng. Ghi rõ đây là ước lượng.
- Chia mỗi cỡ cho tổng để ra tỷ lệ phần trăm. Làm tròn về số dễ dùng, ví dụ S hai phần mười, M bốn phần mười, L ba phần mười, XL một phần mười.
- Áp tỷ lệ vào tổng số lượng định nhập cho mẫu mới cùng nhóm, làm tròn theo bội số mà nhà cung cấp hay xưởng nhận.
Toàn bộ phép tính nên nằm trong bảng tính có công thức, không tính nhẩm và không để chatbot tự tính rồi chép kết quả. AI có thể giúp viết công thức và giải thích, nhưng con số dùng để đặt hàng phải ra từ công thức bạn kiểm được.
Ví dụ giả định: chia một đơn nhập 200 chiếc theo tỷ lệ
Giả sử shop định nhập 200 chiếc cho hai mẫu quần tây mới cùng nhóm, mỗi mẫu 100 chiếc, nhà cung cấp nhận đặt theo bội số năm chiếc mỗi cỡ. Tỷ lệ đã tính ở trên là hai, bốn, ba, một phần mười. Cách chia như sau:
| Cỡ | Tỷ lệ | Số chiếc theo tỷ lệ mỗi mẫu | Làm tròn theo bội số năm | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| S | Hai phần mười | 20 | 20 | Giữ nguyên |
| M | Bốn phần mười | 40 | 40 | Cỡ hết sớm mùa trước, theo dõi tuần đầu để đặt bổ sung |
| L | Ba phần mười | 30 | 30 | Giữ nguyên |
| XL | Một phần mười | 10 | 10 | Giữ cỡ cho khách quen dù bán ít |
| Tổng | 100 | 100 | Khớp kế hoạch |
Khi số chiếc theo tỷ lệ không chia hết cho bội số, ví dụ ra 12 hoặc 37, hãy làm tròn cỡ giữa lên và cỡ hai đầu xuống, vì cỡ giữa dễ bán bù hơn. Nếu tổng sau làm tròn lệch kế hoạch, điều chỉnh ở cỡ có dữ liệu chắc nhất. Mẫu thứ hai có màu sáng hay form khác hẳn thì cân nhắc tỷ lệ riêng thay vì chép y nguyên.
Nhớ rằng con số trong bảng này là ví dụ giả định để minh hoạ phép chia. Tỷ lệ của shop bạn phải ra từ dữ liệu bán thật, và có thể khác hoàn toàn với ví dụ, nhất là với shop bán đồ ngoại cỡ hay đồ trẻ em.
Dùng AI ở đâu trong phép tính này
Việc tốn công nhất thường là làm sạch dữ liệu. Tệp xuất từ các kênh khác nhau ghi cỡ khác nhau: "M", "size M", "cỡ 2", "M (50–55kg)". AI rất hợp với việc chuẩn hoá: "Dưới đây là cột cỡ trong tệp xuất đơn hàng của shop quần áo. Chuẩn hoá về một trong các giá trị XS, S, M, L, XL, XXL. Nếu không xác định được, ghi không rõ. Trả về bảng hai cột: giá trị gốc và giá trị chuẩn." Sau đó bạn dùng bảng ánh xạ này trong bảng tính, thay vì để AI sửa trực tiếp từng dòng.
Việc thứ hai là viết công thức. Nếu bạn không quen bảng tính, có thể hỏi: "Viết công thức bảng tính để cộng số lượng theo cỡ cho các dòng có nhóm hàng là quần tây, rồi tính phần trăm mỗi cỡ trên tổng. Giải thích từng phần của công thức." Đọc phần giải thích để chắc rằng công thức làm đúng điều bạn muốn.
Việc thứ ba là đọc kết quả và đặt câu hỏi. Dán bảng tỷ lệ đã tính và hỏi AI: "Từ bảng tỷ lệ cỡ của ba nhóm hàng này, có điểm nào bất thường đáng kiểm lại không? Nêu giả thuyết có thể và dữ liệu cần xem thêm để kiểm chứng." AI có thể chỉ ra rằng nhóm áo khoác lệch về cỡ lớn, gợi ý kiểm xem khách có hay mua lên cỡ không. Đây là gợi ý để bạn kiểm, không phải kết luận.
Đừng hỏi AI "shop quần áo nên nhập tỷ lệ size bao nhiêu". Câu trả lời sẽ là một tỷ lệ chung chung lấy từ đâu đó, không liên quan tới khách của bạn, và nghe đủ tự tin để làm người ta tin.
Điều chỉnh tỷ lệ cho từng tình huống
Mẫu mới hoàn toàn chưa có dữ liệu. Dùng tỷ lệ của nhóm hàng gần nhất, nhập lô nhỏ hơn bình thường, theo dõi hai tuần đầu rồi bổ sung theo tốc độ bán thực tế của từng cỡ.
Đồ form rộng, đồ free size. Phân bố thường phẳng hơn. Có khi chỉ cần hai cỡ thay vì bốn, giảm hẳn số mã cần quản lý.
Đồ ôm, đồ có cạp cố định. Phân bố lệch và nhạy, nên tính riêng, không gộp chung với đồ rộng. Đây cũng là nhóm có tỷ lệ đổi cỡ cao, cần cộng dữ liệu đổi cỡ vào.
Mùa hay dịp đặc biệt. Đồ đi tiệc cuối năm hay đồ du lịch hè có thể có tệp khách khác với hàng ngày. Nếu có dữ liệu mùa trước, dùng riêng cho mùa đó.
Kênh bán khác nhau. Khách ở sàn và khách nhắn tin trên mạng xã hội có thể khác nhau về độ tuổi, dáng người. Nếu shop có đủ dữ liệu, tính tỷ lệ theo từng kênh rồi cộng theo phần trăm đơn của mỗi kênh.
Cỡ hai đầu bán ít nhưng ổn định. Đừng cắt bỏ hẳn. Khách cỡ XS hay XXL thường khó tìm đồ vừa, khi thấy shop có cỡ của mình họ dễ thành khách quen. Giữ số lượng nhỏ nhưng đều đặn.
Theo dõi và cập nhật sau mỗi đợt nhập
Tỷ lệ size không phải con số tính một lần dùng mãi. Tệp khách thay đổi theo kênh bán, theo nội dung shop đăng, theo mùa. Hãy đặt lịch xem lại tỷ lệ mỗi mùa, hoặc mỗi khi thêm một nhóm hàng mới.
Một chỉ số đơn giản để biết tỷ lệ đã đúng chưa là thời điểm các cỡ hết hàng. Nếu các cỡ hết hàng gần cùng lúc, tỷ lệ nhập đang khớp với nhu cầu. Nếu một cỡ hết sớm hơn hẳn và một cỡ còn nhiều tới cuối mùa, tỷ lệ cần chỉnh. Ghi ngày hết hàng của từng cỡ vào bảng là đủ để theo dõi.
Khi trao đổi với nhà cung cấp hay xưởng, mang theo bảng tỷ lệ của shop. Nhiều nơi chỉ bán theo dây size cố định; khi đó bạn có thể ghép nhiều dây, hoặc đặt thêm lẻ một số cỡ, tuỳ điều kiện từng nơi. Với xưởng tự may, tỷ lệ cỡ còn quyết định kế hoạch cắt và định mức vải, phần này có bài riêng trong chuyên mục xưởng may.
Cuối cùng, giữ bảng dữ liệu gốc cẩn thận. Dữ liệu bán hàng theo cỡ qua nhiều mùa là tài sản của shop, giúp mọi quyết định nhập hàng sau này nhanh và chắc hơn. Lưu ở nơi có sao lưu, phân quyền rõ, và không chia sẻ ra ngoài khi không cần.
Câu hỏi thường gặp
Shop mới mở chưa có dữ liệu bán thì tính tỷ lệ size thế nào?
Bắt đầu bằng lô nhỏ, tỷ lệ ước theo hiểu biết về tệp khách định bán, ví dụ dồn nhiều hơn vào hai cỡ giữa. Ghi lại đơn bán, đơn đổi cỡ và tin hỏi khi hết cỡ ngay từ đầu, sau một đến hai tháng là có dữ liệu để tính lại.
Có nên dùng tỷ lệ size của nhà cung cấp gợi ý không?
Có thể dùng làm điểm khởi đầu khi chưa có dữ liệu, nhưng nên thay bằng tỷ lệ của chính shop càng sớm càng tốt. Tỷ lệ của nhà cung cấp thường đặt theo cách đóng gói hoặc theo khách chung, không theo tệp khách riêng của bạn.
AI có tự tính được tỷ lệ size từ tệp đơn hàng không?
AI có thể đọc và tính, nhưng dễ sai khi bảng dài hoặc dữ liệu lộn xộn. Cách an toàn là dùng AI để chuẩn hoá dữ liệu và viết công thức, còn phép tính cuối cùng chạy bằng công thức trong bảng tính mà bạn kiểm được.
Tính tỷ lệ theo từng mẫu hay theo nhóm hàng?
Theo nhóm hàng là chính, vì một mẫu thường có quá ít đơn để tỷ lệ đáng tin. Chỉ khi một mẫu bán rất nhiều, như mẫu chủ lực bán quanh năm, mới nên xem tỷ lệ riêng của mẫu đó.
Làm sao biết nhu cầu thật của cỡ đã hết hàng sớm?
Ghi lại số tin nhắn khách hỏi cỡ đó khi đã hết, và ngày cỡ đó hết hàng. Từ tốc độ bán lúc còn hàng, có thể ước số đơn bị mất. Hãy ghi rõ đây là ước lượng khi đưa vào phép tính.
Có nên bỏ hẳn cỡ bán ít như XS hay XXL không?
Không nên bỏ ngay. Khách ở hai đầu cỡ thường khó tìm đồ vừa nên dễ thành khách trung thành nếu shop có cỡ của họ. Giữ số lượng nhỏ, theo dõi tốc độ bán, và chỉ cắt khi dữ liệu nhiều mùa cho thấy gần như không có người mua.